Gemeente Beverwijk
Proceseigenaarschap, domeinkennis, testcases, validatie en besluitvorming over de scope.
Case · Gemeente Beverwijk · Vergunningverlening
Efficiënter en herleidbaar vergunningen verlenen met de VergunWijzer
Voor Gemeente Beverwijk ontwikkelde Active Collective een werkende proof of concept voor twee afgebakende werkstromen: een voorbereid adviesverzoek op basis van het Omgevingsplan en het samenbrengen van ontvangen adviezen tot één doorlopend concept.
Werkende proof of concept in doorontwikkelingBeproefd in afgebakende werkstromen. Geen automatisch vergunningbesluit.
OpdrachtgeverGemeente Beverwijk
PeriodeVerkenning vanaf 2024, doorontwikkeling in 2026
Rol Active CollectiveDiscovery, UX, software, AI-keten en testbegeleiding
Concrete outputProof of concept voor twee afgebakende werkstromen
Aanleiding en echte moeilijkheid
De tijd verdween tussen bronnen, uitzonderingen en systemen
Een ruimtelijke beoordeling vraagt meer dan een regel opzoeken. Dossierinformatie, locatie, geometrie, planregels en adviezen moeten bij dezelfde aanvraag worden geïnterpreteerd.
Arbeidsmarktkrapte maakte het extra belangrijk om herhaalbaar zoek- en schrijfwerk te beperken. Tegelijk zijn de foutkosten hoog: een overtuigende concepttekst is pas bruikbaar als een professional de gebruikte context en uitzonderingen kan controleren.
Active Collective
Procesonderzoek, product- en UX-ontwerp, software- en data-engineering, AI-integratie en iteratieve doorontwikkeling.
VNG-pilotprogramma
Programmakader, begeleiding en netwerk. Geen technische ontwikkelrol of productendorsement.
Samenwerking en discovery
Vier beslismomenten van werkpraktijk naar pilot
Iedere fase eindigde met een afbakening of controlepunt. Zo bleef de ontwikkeling verbonden met het echte vergunningproces.
- 01
De werkstroom afbakenen
Gesprekken, procesflows en user stories maakten zichtbaar waar medewerkers informatie verzamelden en beoordeelden. Besluit: klein beginnen, aanvankelijk bij dakkapellen.
- 02
Bronnen en systemen uit elkaar trekken
Aanvraaggegevens, locatiecontext, regels en adviezen kregen elk een eigen plek in het informatiemodel. Besluit: bronselectie scheiden van tekstgeneratie.
- 03
Een bewerkbare pilot bouwen
Frontend, gegevensverwerking en conceptgeneratie werden in korte sprints samengebracht. Besluit: de medewerker moest het voorstel kunnen controleren, aanpassen of verwerpen.
- 04
Testen met lastige gemeentelijke casuïstiek
Testen lieten zien dat meer brondata niet vanzelf een vollediger advies oplevert en dat wijzigingen in externe bronnen de keten raken. Besluit: acceptatie baseren op vaste testcases, brondekking en herhaalbaarheid.
Leren vóór opschalen
Centrale informatieketen
De kwaliteit van het concept begint vóór het taalmodel
De lastigste opgave was niet tekst genereren, maar bepalen welke dossier-, locatie- en regelcontext bij de vraag hoort.
Daarom werd de keten opgesplitst in bronverwerking, contextselectie, conceptvorming en een verplichte professionele controle.
VergunWijzer staat naast bestaande gemeentelijke en landelijke voorzieningen. Het vervangt die systemen niet.
Bepalende ontwerp- en technologiekeuzes
Vier keuzes die controle mogelijk maakten
Niet maximale automatisering, maar een toetsbare werkstroom bepaalde de architectuur en interactie.
Klein genoeg om echt te testen
Een brede vergunningenmachine was aantrekkelijk, maar niet beheersbaar. De pilot begon bij een beperkte procedure en groeide naar twee afgebakende werkstromen.
Bronselectie vóór generatie
Meer tekst in een modelcontext kan juist informatie verdringen. De gekozen richting scheidt bronverwerking en regelcontext van het formuleren van een concept.
Bewerkbaar concept in plaats van automatische uitkomst
De medewerker kan inhoud toetsen, aanpassen of verwerpen. Dat kost bewust tijd, maar bewaart professionele verantwoordelijkheid.
Aansluiten op bestaande systemen
Een losstaand product zou de informatieketen opnieuw versnipperen. De pilot werd ernaast ontworpen, met als trade-off afhankelijkheid van bron- en API-wijzigingen.
Menselijke controle en bewijs
Automatisering stopt vóór het besluit
Dat is geen disclaimer achteraf, maar een ontwerpprincipe in de werkstroom.
Software ondersteunt
Informatie bijeenbrengen, context structureren en een concept voorbereiden.
De professional beoordeelt
Bronnen, uitzonderingen en formulering controleren, corrigeren of verwerpen.
De gemeente beslist
De bevoegde medewerker en het bestuursorgaan houden de formele verantwoordelijkheid.
GerealiseerdPilotinterface, dossier- en regelcontext, conceptvorming, feedback en documentbewerking.
GetestMeerdere testcycli met gemeentelijke casuïstiek en inhoudelijke terugkoppeling.
Niet gemetenGeen controleerbare nulmeting of representatieve effectmeting voor doorlooptijd en werkdruk.
Nog te bewijzenFormele productielivegang, brede juridische dekking en werking voor alle aanvraagtypen.
Learnings
Wat deze pilot overdraagbaar maakt
De waarde zit niet alleen in wat werkte. Juist de gevonden grenzen geven vergelijkbare gemeenten een betere start.
- 01
Betrek afhankelijke leveranciers eerder
Koppelingen en bronafspraken bepaalden de voortgang. Vroege betrokkenheid voorkomt dat een werkende pilot later op systeemgrenzen vastloopt.
- 02
Meer brondata is niet automatisch beter
Volledigheid, relevantie en het beschikbare contextvenster moeten samen worden getest. Bronkwaliteit gaat vóór overtuigende tekst.
- 03
Test herhaalbaarheid met een vaste set
Dezelfde casus moet voorspelbaar worden verwerkt. Een beheerde testset maakt model- en promptwijzigingen vergelijkbaar.
- 04
Ontwerp voor veranderende bronnen
Landelijke voorzieningen en API's veranderen. Monitoring, contracttests en een eigenaar voor bronwijzigingen horen bij het beheerplan.
Volgende stap
Begin bij één publieke taak en één lastig dossier
In een eerste gesprek met een productspecialist van Active Collective bespreken we de werkstroom, bronnen, uitzonderingen en menselijke bevoegdheid. Je krijgt een scherpe use-caseafbakening en een voorstel voor een veilige proof of value, of een onderbouwd advies om niet te bouwen.